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SGIT FAQ

En quoi le Système de gestion de l’information sur les toxicomanies m’aidera-t-il à travailler plus efficacement, en tant qu’employé d’un centre de traitement, et à améliorer les résultats des clients?

Quand il aura été pleinement mis en œuvre, le SGIT permettra au personnel des centres de traitement de consulter et d’analyser rapidement les renseignements relatifs aux clients, ainsi que de préparer des rapports de façon plus efficace. Grâce à certaines de ses fonctionnalités, le système permettra à un même centre de satisfaire à des exigences de rapports multiples de façon simplifiée. Vous pourrez consigner l’information qui présente un intérêt pour vous et votre personnel. Le système vous aidera à mettre l’accent sur le suivi des résultats, ce qui vous sera utile pour remplir bon nombre d’exigences associées à l’agrément. De plus, l’information recueillie permettra aux centres de traitement de mieux comprendre et expliquer certains besoins particuliers de la clientèle, et elle les aidera à déterminer la meilleure façon de répondre à ces besoins, que ce soit en modifiant ou en améliorant les services offerts ou les politiques en vigueur dans les centres.

Le Système de gestion de l’information sur les toxicomanies respectera-t-il les principes de PCAP?
Dès les premières étapes du projet, le secrétariat et le groupe de travail du SGIT ont sollicité la participation du Centre de gouvernance de l’information des Premières Nations (CGIPN), afin que le SGIT soit développé et mis en œuvre conformément aux principes de PCAP des Premières Nations. L’entrepreneur respectera les principes de propriété, de contrôle, d’accès et de possession (PCAP) des Premières Nations – qui s’appliquent aux rapports entre une communauté des Premières Nations (ou un centre de traitement) et ses données. Dans le cas du SGIT, les centres de traitement et les communautés seront propriétaires de leurs données, pourront accéder à leurs données et auront le plein contrôle quant à l’utilisation qui en est faite. Pendant le développement et la mise en œuvre du SGIT, les données seront stockées sur le serveur de l’entrepreneur, eCenter Research. Afin de protéger ces données, Santé Canada exigera que l’entrepreneur et tous les membres de son personnel possèdent une attestation de sécurité valide.
Les bureaux régionaux et l’administration centrale de Santé Canada pourront seulement accéder aux données regroupées à des fins de rapports, ainsi qu’il est stipulé dans les accords de contribution avec les centres de traitement.

Est-il possible de transférer les données antérieures dans le nouveau Système de gestion de l’information sur les toxicomanies?
Oui, il sera possible de transférer les données du SIAS dans le SGIT. Il a été déterminé que les renseignements sur les clients et les rapports sont les principaux éléments de données qui devront être transférés. La migration des données du SIAS devrait se faire en mars 2014 (les détails seront communiqués en temps utile).

Les besoins en matière de technologies et de données changent constamment dans le domaine des toxicomanies. Le SGIT pourra-t-il évoluer parallèlement à ces besoins?
Le SGIT sera structuré de telle sorte que la base de données pourra être modifiée en fonction des nouveaux besoins qui se présentent.

Nos données seront-elles bien protégées sur le serveur Web?
Oui, eCenter Research et iWeb, qui héberge le serveur, ont fait l’objet d’une enquête approfondie par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Cette enquête a permis d’établir que les installations et les serveurs sont conformes aux exigences de sécurité qui s’appliquent au stockage de renseignements personnels.
eCenter Research a confirmé qu’elle observait la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et qu’elle satisfaisait ou surpassait les exigences de la LPRPDE, de même que celles de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (2004) de l’Ontario (la province dans laquelle l’entreprise est située). Cela s’applique autant à eCenter Research qu’à iWeb, qui héberge le serveur.
Bien que le risque d’atteinte à la vie privée soit extrêmement faible, des protocoles clairs ont été mis en place :
• eCenter Research agit comme partenaire commercial/fournisseur à l’égard des dépositaires en fournissant un logiciel-service (SaaS) et est responsable d’aviser les utilisateurs et les centres qui utilisent le système de toute atteinte à la sécurité qui concernerait la protection du serveur ou la protection des données. Chaque centre est responsable de suivre les lois fédérales ou provinciales sur les atteintes à la vie privée et d’aviser les personnes touchées suivant les exigences.
• eCenter Research offre une sécurité qui correspond à la plus haute norme d’excellence et qui surpasse les exigences actuelles en matière de protection des renseignements personnels et des renseignements sur la santé (Canada et États-Unis). À cette fin, l’entreprise a recours à des techniques spécialisées, dont le chiffrement transparent des données. Cette solution signifie que, dans la situation improbable d’un vol de serveur ou d’un accès non autorisé malveillant aux données des clients, personne ne pourra voir le contenu de la base de données. Un tel degré de protection constitue un autre moyen de s’assurer que les données des clients ne pourront pas être consultées sans l’ouverture d’une session sécurisée dans le SGIT.

De la formation sera-t-elle donnée sur le SGIT?
Oui, eCenter Research a conçu des modules de formation en ligne qui vous guideront tout au long des étapes suivantes :
• mise en place du SGIT dans votre centre de traitement;
• attribution de l’accès administratif;
• saisie et gestion des dossiers des clients;
• production de rapports.

En plus de la séance de formation enregistrée, vous aurez accès à un guide de l’utilisateur ainsi qu’au soutien d’eCenter, en ligne et en temps réel, notamment :
• des webinaires libres de soutien et de formation, toutes les semaines;
• du soutien en ligne et par téléphone, courriel, clavardage et commande à distance;
• la surveillance de l’utilisation et un suivi de la résolution des problèmes.

Les modules de formation seront accessibles en permanence; par conséquent, votre centre n’aura pas à se préoccuper du roulement du personnel qui utilise la base de données. La formation en ligne peut être intégrée dans votre plan d’orientation des employés, si vous décidez de procéder ainsi. Les utilisateurs sont encouragés à suivre la formation en ligne avant le 3 février 2014.

Quelles ressources accompagneront le lancement du SGIT?
Le remplacement du Système d’information sur l’abus des substances (SIAS) par le SGIT sera offert gratuitement aux centres de traitement. Le SGIT est une base de données Web qui fonctionnera facilement avec vos ressources technologiques actuelles, Explorer 8 ou 9, Firefox ou Google Chrome. De la formation et du soutien seront offerts par l’entremise du contrat avec eCenter Research.

Mon centre de traitement est-il obligé d’utiliser le SGIT?
Cependant, l’utilisation du SGIT n’est pas obligatoire. Les centres de traitement peuvent utiliser la base de données existante ou une base de données interne pour produire les rapports exigés dans les accords de contribution. Le groupe de travail sur le SGIT est confiant que l’utilisation du SGIT rendra l’exécution de votre travail plus efficace et vous aidera à suivre les tendances et les statistiques qui sont importantes pour vous, tout en favorisant l’exactitude de l’information sur les tendances locales, régionales et nationales. Le système a été conçu en tenant compte de la plupart des commentaires reçus au sujet des améliorations qui pourraient être apportées aux systèmes existants (comme le SIAS) afin qu’ils répondent mieux à nos besoins collectifs.

Est-ce-que SIAS est disponible en français?
Oui, SIAS est disponible en français.

Que faire si mon emplacement ou centre de traitement constate que la vitesse de connexion et la vitesse de chargement des pages sont lentes lors de la connexion au SGIT.
Cette situation est probablement attribuable à des problèmes locaux avec la connectivité à Internet (la vitesse de connexion Internet disponible au centre) ou à des problèmes avec le routeur sans fil ou Wi-Fi du centre.

Si vous constatez que la vitesse de connexion ou la vitesse de chargement des pages sont lentes, veuillez effectuer les essais suivants dans l’ordre indiqué :

  1. Au moyen d’un ordinateur portable connecté à votre réseau par Wi-Fi (une connexion sans fil), ouvrez votre navigateur Internet et rendez-vous au site Web suivant : www.speedtest.net . Une fois rendu sur le site, cliquez sur le bouton « Begin test ». Ce test vérifie automatiquement les vitesses de téléchargement et de chargement. Veuillez noter les résultats du test de la vitesse. Notez que la vitesse de téléchargement minimale doit être de 5 Mo (mégaoctets par seconde) et que la vitesse de chargement minimale doit être de 1 Mo. SI les vitesses de votre connexion Internet sont inférieures à 5 Mo pour le téléchargement et à 1 Mo pour le chargement, passez au test 2 qui suit.
  2. Au moyen d’un ordinateur connecté à votre réseau par le biais d’un câble (un câble Ethernet, habituellement un gros câble bleu ou gris), ouvrez votre navigateur Internet et rendez-vous au site Web suivant : www.speedtest.net . Une fois rendu sur le site, cliquez sur le bouton «Begin test ». Votre vitesse de téléchargement doit être égale ou supérieure à 5 Mo (mégaoctets par seconde) et votre vitesse de chargement doit être égale ou supérieure à 1 Mo.

SI vous obtenez des vitesses de téléchargement inférieures à 5 Mo et des vitesses de chargement inférieures à 1 Mo de votre ordinateur connecté à un réseau Wi-Fi, mais obtenez des vitesses plus rapides (supérieures à 5 Mo pour le téléchargement) de l’ordinateur câblé, il se peut que votre routeur sans fil ne puisse gérer la vitesse de multiples connexions ou le nombre de connexions ou de bandes passantes nécessaires lorsque tous les membres du personnel sont connectés au réseau Wi-Fi.

SI vous n’obtenez pas une vitesse de téléchargement minimale de 5 Mo ni une vitesse de chargement minimale de 1 Mo avec votre ordinateur par connexion Internet sans fil ou câblée, il se peut que votre fournisseur de services Internet limite votre bande passante ou votre vitesse d’accès et, par conséquent, vous n’avez pas un accès à haute vitesse à Internet. Dans ce cas, nous vous conseillons de communiquer avec votre fournisseur d’accès Internet ou, si vous partagez le service avec une école, un centre de santé ou un conseil de bande, nous vous conseillons de communiquer avec les responsables, car ils peuvent avoir placé des limites à votre capacité d’accès à Internet.

Vous trouverez des renseignements supplémentaires sous la section « The Basics » dans la section « Support » à l’adresse suivante : https://support.speedtest.net/hc/en-us .

Nous espérons que ces renseignements vous permettront de résoudre les problèmes auxquels vous faites face et faciliteront l’utilisation continue du SGIT.

Pour obtenir plus d’information sur le SGIT, communiquer avec nous à l’adresse info@thunderbirdpf.org.